CONVERSIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS.
4.1 CONVERSIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS.
La digitalización de documentos es algo imprescindible
actualmente para cualquier empresa, puesto que para que un negocio funcione de
forma eficaz la información debe estar fácilmente disponible.
La mayoría de la información o los datos se almacenan en
forma de archivos de papel o informes, que se acumulan en los últimos años,
dando lugar a archivos de documentos en papel difícilmente accesibles y la
consecuente pérdida de datos. La obtención de los documentos o datos necesarios
cuando se necesitan a veces es difícil y una gran pérdida de tiempo por tener
que andar buscando entre papeles y archivos.
El Proceso de digitalización de documentos es la solución a
este problema con este proceso se obtienen las herramientas para hacer más ágil
y accesible el acceso a la información de la empresa.
En el proceso de
digitalización de documentos son los pasos mediante los que los registros
físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales.
En el caso
específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso
tiene que realizar:
- Captura con Escáner del documento físico.
- Indexado de la información extraída del documento.
- Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.
4.2
CONSERVACIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS.
En la Sociedad de la
Información en la que vivimos cada vez es más frecuente que el patrimonio
cultural, científico y de información se recoja en documentos digitales y,
también cada vez con más frecuencia, se produce únicamente en forma digital.
Las tecnologías que utilizamos para crear y aprovechar el
patrimonio digital poseen numerosas ventajas que explican que hayan sido
adoptadas tan rápidamente en muchas partes del mundo.
No obstante, existen graves
problemas para mantener utilizable y disponible ese patrimonio digital que cada
vez es más importante. Los medios que empleamos para guardarlo y almacenarlo
son inestables y la tecnología necesaria para tener acceso a él es superada
rápida y constantemente por otras nuevas. Cuando las tecnologías caducan, con
ellas se pierde también el acceso al patrimonio digital.
La conservación de los documentos
digitales es un problema de gran importancia y así lo ha reconocido la UNESCO
en la Carta para la preservación del patrimonio digital (UNESCO,2003). En el
artículo 3 de la misma se reconoce el peligro de pérdida a que están sometidos estos
materiales y se afirma: «El patrimonio digital del mundo corre el peligro de perderse
para la posteridad. Contribuyen a ello, entre otros factores, la rápida
obsolescencia de los equipos y programas informáticos que le dan vida, las
incertidumbres existentes en torno a los recursos, la responsabilidad y los
métodos para su mantenimiento y conservación y la falta de legislación que
ampare estos procesos».
A lo largo de los años
bibliotecas, archivos y museos, como instituciones responsables de la conservación
de la memoria cultural que son, han desarrollado pautas, procedimientos y prácticas
destinadas a prolongar la vida de los materiales custodiados. La transición al
entorno digital que se ha vivido en las últimas décadas plantea una serie de
nuevos retos a los responsables de la preservación. Según Alice Keefer y Núria
Gallart (KEEFER; GALLART,2007) estos profesionales deben servirse de sus
conocimientos y aptitudes en materia de preservación de los documentos
tradicionales, pero también deben adaptarse a la nueva realidad adquiriendo
conocimientos y competencias que les permitan introducir políticas y prácticas
adaptadas a los nuevos soportes y contenidos digitales.
Bibliografía:
file:///C:/Users/Usuario/Downloads/a_fondo.pdf
http://www.tbs-telecon.es/que-es-digitalizar-un-documento-proceso-digitalizacion-documentos
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