CONVERSIÓN Y CONSERVACIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS.


4.1 CONVERSIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS.
La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para cualquier empresa, puesto que para que un negocio funcione de forma eficaz la información debe estar fácilmente disponible.

La mayoría de la información o los datos se almacenan en forma de archivos de papel o informes, que se acumulan en los últimos años, dando lugar a archivos de documentos en papel difícilmente accesibles y la consecuente pérdida de datos. La obtención de los documentos o datos necesarios cuando se necesitan a veces es difícil y una gran pérdida de tiempo por tener que andar buscando entre papeles y archivos.
El Proceso de digitalización de documentos es la solución a este problema con este proceso se obtienen las herramientas para hacer más ágil y accesible el acceso a la información de la empresa.
En el proceso de digitalización de documentos son los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. 
En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar:
  • Captura con Escáner del documento físico.
  • Indexado de la información extraída del documento.
  • Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.

4.2 CONSERVACIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS.
En la Sociedad de la Información en la que vivimos cada vez es más frecuente que el patrimonio cultural, científico y de información se recoja en documentos digitales y, también cada vez con más frecuencia, se produce únicamente en forma digital. Las tecnologías que utilizamos para crear y aprovechar el patrimonio digital poseen numerosas ventajas que explican que hayan sido adoptadas tan rápidamente en muchas partes del mundo.
No obstante, existen graves problemas para mantener utilizable y disponible ese patrimonio digital que cada vez es más importante. Los medios que empleamos para guardarlo y almacenarlo son inestables y la tecnología necesaria para tener acceso a él es superada rápida y constantemente por otras nuevas. Cuando las tecnologías caducan, con ellas se pierde también el acceso al patrimonio digital.
La conservación de los documentos digitales es un problema de gran importancia y así lo ha reconocido la UNESCO en la Carta para la preservación del patrimonio digital (UNESCO,2003). En el artículo 3 de la misma se reconoce el peligro de pérdida a que están sometidos estos materiales y se afirma: «El patrimonio digital del mundo corre el peligro de perderse para la posteridad. Contribuyen a ello, entre otros factores, la rápida obsolescencia de los equipos y programas informáticos que le dan vida, las incertidumbres existentes en torno a los recursos, la responsabilidad y los métodos para su mantenimiento y conservación y la falta de legislación que ampare estos procesos».
A lo largo de los años bibliotecas, archivos y museos, como instituciones responsables de la conservación de la memoria cultural que son, han desarrollado pautas, procedimientos y prácticas destinadas a prolongar la vida de los materiales custodiados. La transición al entorno digital que se ha vivido en las últimas décadas plantea una serie de nuevos retos a los responsables de la preservación. Según Alice Keefer y Núria Gallart (KEEFER; GALLART,2007) estos profesionales deben servirse de sus conocimientos y aptitudes en materia de preservación de los documentos tradicionales, pero también deben adaptarse a la nueva realidad adquiriendo conocimientos y competencias que les permitan introducir políticas y prácticas adaptadas a los nuevos soportes y contenidos digitales.

Bibliografía:
http://www.edaddeplata.org/docactos/pdf/educativa/manual/CAPITULO7.pdf
file:///C:/Users/Usuario/Downloads/a_fondo.pdf
http://www.tbs-telecon.es/que-es-digitalizar-un-documento-proceso-digitalizacion-documentos


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