PROCESOS Y CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS PROYECTOS.

6.PROCESOS Y CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS PROYECTOS.
Se define la gestión documental como el conjunto de procesos a realizar para administrar documentos y archivos dentro de una organización apoyados en un conjunto de normas técnicas y prácticas.
En este sentido, la implementación correcta de la gestión documental permite recuperar cómodamente la información contenida en los documentos, modificarla si es necesario y archivarla el tiempo que sea necesario, pero lógicamente en la actualidad, cuando lo relacionamos con Internet y las plataformas de almacenamiento online que existen, entendemos por gestión documental algo más amplio en cuanto a su utilidad y rentabilidad para empresas, instituciones y administraciones, es lo que podríamos definir como gestión documental en la nube.
6.1 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS DE PROYECTOS. INFORMES Y GRÁFICOS.
El informe debe tener una estructura que nos permita retener los puntos principales del mismo en una lectura rápida, casi en diagonal. La más eficaz es la estructura clásica de toda redacción: introducción, nudo y desenlace.
A la hora de diseñarlo tendremos que tener unos conceptos claros como son:

  • Seleccionar las ideas y el objetivo que persiguen.
  • Asignarles los datos que les corresponda (tablas, gráficos, recuadros...).
  • Redactar siguiendo la estructura definida.
  • Es importante empezar con un orden cronológico y secuencial hasta finalizar con unos resultados y conclusiones espectaculares.

A la hora de presentar el informe, podemos emplear dos tipos de formatos ,el Word que crea documentos diseñados para ser leídos y el PowerPoint que permite elaborar informes diseñados para ser presentados, no leídos. Es conveniente que los asistentes a la reunión reciban una copia del informe en soporte digital.Podemos diferenciar dos tipos de informes según a las personas a las que vayan dirigidas:
  • Técnicos. Se dirigen a personas con habilidades técnicas similares a quien redacta el informe y hablan al lector de igual a igual, usando tecnicismos cuyo significado siempre debe explicarse. Este perfil de lector estará en condiciones de interpretar con facilidad ciertas informaciones o datos (tablas, recuadros, gráficos...) que se aporten al documento.



  • Divulgativos. Se dirigen a un público heterogéneo (de la misma especialización o no que el autor) al cual hay que informar de forma masiva. El uso de tecnicismos es menos abundante. También es posible usarlos siempre que se expliquen. Al ser su finalidad divulgativa, debemos rechazar los datos complejos o superfluos que se desvíen del objetivo concreto del informe.

Bibliografía.

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